Редактирование официальных документов

Деловые письма, служебная переписка, информационные справочники, отчёты, инструкции, приказы и другие виды документации подчиняются правилам официально-делового стиля. В его основе лежит точное изложение информации, исключающее любые неясности или иное толкование. Если в официальных или служебных документах содержатся неточности и ошибки, то это осложняет коммуникативное взаимодействие между участниками и требует дополнительных разъяснений или уточнений.

Некорректные сведения в документации могут нанести серьёзный вред репутации компании и подорвать её имидж, а в некоторых случаях причинить материальный ущерб для тех, кому предназначена информация. Поэтому деловая документация подлежит редактированию — проверке текстов на предмет опечаток, смысловых и грамматических ошибок с последующим устранением всех выявленных неточностей.

Редактирование текстов в официальных документах может носить стилистический характер, когда полностью сохраняется содержание текста и смысловой, при котором допускается внесение серьёзных изменений в оригинальные материалы. Если в первом случае от исполнителя требуется идеальная грамотность, то во втором – серьёзные познания в предметной области и владение специфической терминологией.

Отличительная особенность документов официальной и деловой направленности проявляется в исключительных требования к текстовому содержанию. Точные определения, однозначная интерпретация оригинальных текстов, ясный смысл и лаконичное изложение материала – эти критерии являются основополагающими в работе редактора.

Главные принципы редактирования официальных документов:

• Неизменность информации, содержащейся в официальных и служебных текстах.
• Использование слов и выражений в точных значениях с однозначным смыслом.
• Недопустимость совмещения делового и публицистического стиля.
• Последовательное внесение изменений и сохранение целостности документа.

Если в обычных текстах и статьях частое повторение слов и выражений считается классической ошибкой стилистического характера, то с официальными документами всё обстоит иначе. Чаще всего специфические термины официально-делового стиля не имеют подходящих синонимов и поэтому не могут свободно меняться на другие слова (словосочетания). Ведь при этом происходит искажение смысла документа, что совершенно недопустимо.

Поэтому в процессе редактирования служебных или официальных материалов приходится сохранять повторение слов в текстах, где преобладает специфическая терминология. При необходимости сохранения частых повторов, удобочитаемость оригинальных статей и легкость восприятия информации достигаются за счёт превращения длинных предложений в короткие, а также благодаря форматированию и структурированию текстов.